El número de empresas que permiten a sus empleados trabajar de forma remota ha aumentado año tras año, ya que empresas de todo tipo y tamaño responden a las necesidades de su gente. Pero la capacidad de acceder a las redes de la empresa desde cualquier lugar no necesariamente va de la mano con nuevos tipos de colaboración para el trabajo remoto. Muchas empresas están explotando herramientas y técnicas que pueden facilitar la colaboración productiva a medida que el paradigma cambia hacia un trabajo cada vez más remoto y distribuido.

El aumento del trabajo remoto está impulsado por las pautas de viaje orientadas a los costos, la creciente conciencia ecológica y las políticas de sostenibilidad, la presión sobre el espacio de oficinas y las expectativas cambiantes de la fuerza laboral. Estamos en un punto de inflexión en el que, para muchos, el trabajo remoto se está convirtiendo en la norma, no en un lujo, y las organizaciones deben actuar en consecuencia inculcando de forma proactiva una cultura de colaboración virtual.

La colaboración virtual mejora la productividad empresarial mediante el uso de herramientas de colaboración digital que permiten a los empleados trabajar juntos en pizarras digitales, editar documentos juntos y realizar proyectos de forma virtual. Para dar el salto del simple trabajo remoto a una cultura próspera de colaboración virtual, las empresas deben construir una infraestructura estable, incorporar una mentalidad digital entre su gente, establecer una cultura de liderazgo basado en la confianza, promover las habilidades digitales e impulsar la colaboración. al siguiente nivel.

Los inicios

Como suele ser el caso, todos los comienzos son difíciles: ¿cómo funciona una colaboración virtual exitosa? ¿Cuáles son las condiciones necesarias para esto? Hay tres áreas que se deben abordar para comenzar.

Infraestructura y herramientas digitales La condición previa para establecer la colaboración virtual es una sólida infraestructura digital. El acceso a la red corporativa desde cualquier lugar con una conexión estable no es un hecho en todas las empresas. Sin embargo, es uno de los elementos esenciales.

El uso de las herramientas digitales adecuadas también es fundamental; Herramientas intuitivas y fáciles de usar que hacen que la colaboración virtual se sienta lo más real y sin esfuerzo posible, además de ser divertida de usar. Las ofertas establecidas en el mercado incluyen Microsoft Teams, Slack, Asana, Jira, Trello, SharePoint y Deon. Las herramientas de colaboración visual le permiten trabajar juntos y simultáneamente en documentos; las pizarras en línea reemplazan el rotafolio clásico; las salas virtuales ofrecen posibilidades casi infinitas para trabajar de forma creativa e interactiva entre sí; y la votación en vivo o las encuestas ad-hoc involucran activamente a todos los participantes. Con estas y muchas otras características, el trabajo virtual está increíblemente cerca de trabajar en una oficina compartida, y esto puede aumentar aún más la eficiencia.

Se necesita un fuerte compromiso y la correcta gestión de las expectativas. Establecer una colaboración virtual es un esfuerzo a largo plazo, por lo que es importante contar con embajadores sólidos y modelos a seguir en todos los niveles de gestión. El compromiso visible y las expectativas de gestión de los principales líderes fomentan la implementación exitosa y el cambio de cultura en toda la organización.

Los gerentes deben poder inspirarse a sí mismos y a su personal con entusiasmo por la nueva forma de trabajar, despertar la curiosidad y disfrutar trabajando juntos. El apoyo mutuo, la comunicación, la paciencia y un alto nivel de confianza son esenciales en este proceso.

Dos cosas son especialmente importantes para generar un alto nivel de confianza dentro de un equipo virtual y aprovechar al máximo las posibilidades técnicas disponibles: excelentes habilidades de facilitación y moderación, y preparación profesional para reuniones o talleres virtuales.

La pequeña escala es la forma de empezar. Es importante identificar primero qué herramientas ya existen en la empresa, con qué frecuencia se utilizan, si los empleados tienen acceso a ellas y saben cómo utilizarlas, y qué posibilidades ofrecen. El siguiente paso es comunicar la existencia de estas herramientas a toda la organización y, lo que es más importante, capacitar y tomar medidas para que los empleados las utilicen. Esto requiere cierto grado de flexibilidad, pero en tiempos de agilidad y destreza organizacionales, así es como su organización evoluciona y se adapta. Los embajadores de herramientas digitales específicas pueden ayudar a que la adopción de esas herramientas sea una historia de éxito interna y, una vez más, el compromiso y las mejores prácticas juegan un papel importante.

La colaboración virtual significa no solo trabajar juntos de forma remota en los procesos de trabajo diarios. También implica la realización de talleres de forma virtual, desde reuniones hasta eventos de grupos grandes con más de 200 participantes. ¿Cómo se supone que esto funcione? Debe estar impulsado por necesidades comerciales claras, con la mentalidad adecuada, las herramientas adecuadas y buenas habilidades de facilitación, y una preparación, organización y seguimiento meticulosos. Las ventajas de los talleres y reuniones virtuales son obvias: al ahorrar costos de viaje y tiempo, la eficiencia de los equipos se puede incrementar significativamente.

Incorporando una cultura de colaboración virtual

La incorporación de una cultura de colaboración virtual debe estar en la agenda estratégica de cada CxO. Las organizaciones deben continuar desarrollando esta cultura para estar preparadas para el futuro. No solo los convierte en un empleador más atractivo para los nuevos talentos al responder a las demandas de una nueva generación, sino que también fortalece el vínculo con su fuerza laboral existente al confiar más en ellos y flexibilizar la vida laboral cotidiana. Aumente su eficiencia capacitando a las personas para que sean productivas dondequiera que se encuentren.

La clave del éxito es elegir las tecnologías y herramientas adecuadas y organizarlas de forma creativa.

GamdAi Media
Contacta con nosotros en: [email protected]

  Foto por ThisIsEngineering.